Informativa sulla privacy

Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") per chi usa il sito e il servizio Vemploy. Versione del 2 novembre 2026. Bozza da validare prima dell'apertura al pubblico.

Titolare del trattamento

Velion S.r.l., sede legale in Via del Coroneo 19, 34133 Trieste (TS), Italia, C.F. e P.IVA 01421440320, REA TS-214729. Per le richieste in materia di protezione dei dati scrivi a privacy@velion.it.

Il titolare non ha nominato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), non ricorrendo i presupposti dell'art. 37 del GDPR; le funzioni di referente interno per la protezione dei dati sono svolte da una persona incaricata, contattabile allo stesso indirizzo. Velion S.r.l. sta adottando un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni conforme alla norma ISO/IEC 27001.

Cosa resta sul tuo computer

Vemploy lavora sul tuo computer. Chat, documenti, conoscenza, procedure, credenziali dei tuoi sistemi, schermate e profili del browser non vengono inviati ai nostri server, con due sole eccezioni, descritte sotto: ciò che scegli di inviare all'assistenza e i rapporti d'errore dell'app.

Quali dati trattiamo

Dati dell'account: indirizzo email, password (conservata solo in forma cifrata non reversibile), lingua, nome dell'azienda, ruolo nell'account, versione dei termini accettata e momento dell'accettazione.
Dati di fatturazione: area fiscale e, per l'Italia, codice destinatario SDI o PEC, oppure codice fiscale. Indirizzo e partita IVA sono raccolti da Stripe.
Dati di pagamento: sono trattati da Stripe; noi conserviamo gli identificativi del cliente e dell'abbonamento, lo stato dei pagamenti e, per ogni pagamento, i dati necessari a emettere la fattura.
Dati di consumo: per ogni chiamata al modello, data e ora, persona e computer che l'hanno fatta, modello, quantità di testo elaborato (token), ricerche web e costo.
Dati tecnici e di sicurezza: indirizzo IP e numero di tentativi di accesso, di registrazione e di recupero password.
Segnalazioni all'assistenza: solo quando premi «Invia» in «Invia all'assistenza» nell'app, dopo averne visto l'anteprima: la tua descrizione, le schermate che allegi e, se lasci attiva la casella dei dettagli tecnici, i dettagli che l'app prepara (le righe della chat e i passi del lavoro e dei lavori collegati, le righe del registro dell'app di quel momento, ciò che l'app sapeva del computer, per esempio i titoli delle schede del browser e i nomi di programmi, documenti e file aperti), ripuliti sul tuo computer da password, chiavi e credenziali salvate. Schermate e dettagli possono contenere dati personali tuoi o di altre persone: alleghi solo ciò che scegli. Le colleghiamo al tuo account, alla persona e al computer che le ha inviate.
Rapporti d'errore: quando l'app incontra un errore che non sa gestire, il tipo e il messaggio dell'errore, i punti del programma in cui è avvenuto, la versione e il canale dell'app, la versione di Windows e l'ora; nessun contenuto di chat, file o schermo. Sono inviati in automatico, salvo che tu li spenga in Impostazioni → «Assistenza».
Richieste al modello di intelligenza artificiale: transitano dal nostro gateway per essere inoltrate al fornitore del modello e la risposta torna al tuo computer. Non le conserviamo. Possono contenere dati personali che tu o la tua azienda fornite: se usi Vemploy per un'azienda, per questo transito agiamo come responsabile del trattamento secondo l'accordo sul trattamento dei dati.

Perché li trattiamo e su quale base

Registrazione, fornitura del servizio, gestione dell'account, dei limiti di spesa e dei pagamenti, avvisi di servizio (uso incluso finito, limiti di spesa, fatture disponibili): esecuzione del contratto (art. 6, par. 1, lett. b).
Emissione delle fatture e tenuta delle scritture contabili e fiscali: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c).
Sicurezza del servizio e prevenzione degli abusi (limiti ai tentativi, blocco delle email temporanee, verifica che chi si registra sia una persona): legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).
Assistenza: rispondere alle segnalazioni che invii (esecuzione del contratto, art. 6, par. 1, lett. b) e correggere gli errori dell'app dai rapporti d'errore (legittimo interesse, art. 6, par. 1, lett. f; puoi spegnerli quando vuoi). Segnalazioni e rapporti d'errore non sono usati per nient'altro.
Accertamento, esercizio o difesa di un diritto: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

Il conferimento dei dati dell'account e di fatturazione è necessario per usare il servizio e per acquistare un piano.

A chi li comunichiamo

Ai fornitori che ci aiutano a erogare il servizio, nominati responsabili del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR e vincolati da istruzioni e obblighi di sicurezza:

Microsoft (Azure: infrastruttura e modelli di intelligenza artificiale Azure OpenAI, nell'Unione Europea);
Stripe (pagamenti, abbonamenti, calcolo delle imposte);
il fornitore del servizio di posta elettronica con cui inviamo i messaggi del servizio;
Cloudflare (verifica che chi si registra sia una persona, quando attiva);
il consulente che ci assiste nella contabilità e nella fatturazione, e le pubbliche amministrazioni a cui la comunicazione è dovuta per legge (ad esempio tramite il Sistema di Interscambio).

Se attivi la ricerca web, le ricerche sono eseguite da Microsoft Bing, un servizio che Microsoft non copre con il suo accordo sul trattamento dei dati. I dati non sono diffusi.

Trasferimenti fuori dall'Unione Europea

I dati sono trattati all'interno dell'Unione Europea. Quando un fornitore li tratta fuori dallo Spazio Economico Europeo, il trasferimento avviene solo con le garanzie del Capo V del GDPR (decisioni di adeguatezza della Commissione europea o clausole contrattuali tipo), di cui puoi chiederci informazioni.

Per quanto tempo

Dati dell'account e di consumo: finché l'account esiste; alla sua eliminazione sono cancellati.
Dati necessari alla fatturazione e documentazione contabile e fiscale: 10 anni, ai sensi dell'art. 2220 del codice civile e delle norme tributarie, anche dopo l'eliminazione dell'account.
Tentativi di accesso, registrazione e recupero password: al massimo un giorno.
Segnalazioni all'assistenza (con le schermate) e rapporti d'errore: 90 giorni dall'ultimo invio, prima se elimini l'account; li legge solo il personale dell'assistenza.

Alla scadenza i dati sono cancellati o resi anonimi.

Decisioni automatizzate

Non prendiamo decisioni basate unicamente su un trattamento automatizzato, compresa la profilazione, che producano effetti giuridici su di te o che ti riguardino in modo analogamente significativo. L'intelligenza artificiale di Vemploy lavora per tuo conto, sulle attività che le affidi.

I tuoi diritti

Puoi esercitare in ogni momento i diritti previsti dagli artt. 15–22 del GDPR: accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Dalla pagina Account puoi anche scaricare i tuoi dati ed eliminare il tuo account in autonomia. Scrivi a privacy@velion.it: rispondiamo senza ingiustificato ritardo e comunque entro un mese, prorogabile di due mesi nei casi previsti dall'art. 12 GDPR.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o all'autorità di controllo del tuo paese, ferma la tutela giurisdizionale.

Aggiornamenti

Questa informativa può cambiare per modifiche normative, organizzative o del servizio. Le modifiche rilevanti ti sono comunicate per email e richiedono una nuova accettazione dalla pagina dell'account.