Vemploy

Accordo sul trattamento dei dati

Accordo ai sensi dell'art. 28 del Regolamento (UE) 2016/679 ("GDPR") tra il cliente che usa Vemploy per la propria attività ("Titolare") e Velion S.r.l., Via del Coroneo 19, 34133 Trieste (TS), Italia, C.F. e P.IVA 01421440320 ("Responsabile"). Fa parte delle condizioni generali di servizio e vale per gli account aziendali e per chi usa Vemploy per la propria attività professionale. Versione del 2 novembre 2026. Bozza da validare prima dell'apertura al pubblico.

1. Oggetto

Il Responsabile tratta per conto del Titolare i soli dati personali necessari a fornire il servizio Vemploy, descritti al punto 2, secondo le istruzioni documentate del Titolare, costituite dalle condizioni generali di servizio, da questo accordo e dall'uso che il Titolare fa delle impostazioni del servizio.

2. Il trattamento

  • Natura e finalità: inoltro delle richieste dell'app Vemploy al fornitore del modello di intelligenza artificiale e restituzione della risposta al computer che l'ha inviata; registrazione dei consumi per persona e per computer, applicazione dei limiti di spesa, fatturazione dell'uso; conservazione, per dare assistenza, delle segnalazioni che una persona del Titolare sceglie di inviare all'assistenza e dei rapporti d'errore dell'app.
  • Dati: i dati personali eventualmente contenuti nelle richieste al modello (testi, dati letti dallo schermo o dai documenti che il Titolare affida a Vemploy); per le persone dell'account, indirizzo email, ruolo, computer collegati e dati di consumo; le descrizioni, le schermate e i dettagli tecnici che una persona del Titolare sceglie di inviare all'assistenza, dopo averne visto l'anteprima; i rapporti d'errore dell'app, solo tecnici (tipo, messaggio e punti dell'errore, versione, canale, versione di Windows, ora).
  • Interessati: le persone che il Titolare aggiunge al proprio account; le persone i cui dati compaiono nelle richieste al modello (ad esempio clienti, fornitori e dipendenti del Titolare).
  • Conservazione: le richieste al modello non sono conservate dal Responsabile, che le inoltra e ne restituisce la risposta. I dati dell'account e di consumo sono conservati finché l'account esiste. Segnalazioni all'assistenza e rapporti d'errore sono conservati 90 giorni dall'ultimo invio, cancellati prima con l'account, letti solo dal personale dell'assistenza e usati solo per l'assistenza.
  • Cosa resta presso il Titolare: chat, documenti, conoscenza, procedure, credenziali e schermate restano sui computer del Titolare e non sono trattati dal Responsabile, salvo ciò che una persona del Titolare sceglie di inviare all'assistenza.

3. Obblighi del Responsabile

Il Responsabile:

  • tratta i dati solo su istruzione documentata del Titolare, anche per i trasferimenti verso paesi terzi, salvo che lo richieda la legge; in tal caso ne informa il Titolare prima del trattamento, se la legge lo consente;
  • garantisce che le persone autorizzate al trattamento siano vincolate alla riservatezza;
  • adotta le misure di sicurezza del punto 5;
  • assiste il Titolare, con misure tecniche e organizzative adeguate, nel dare seguito alle richieste degli interessati: dalla pagina Account il Titolare può esportare i dati, rimuovere persone ed eliminare l'account;
  • assiste il Titolare negli obblighi degli artt. 32–36 GDPR, tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili;
  • informa il Titolare senza ingiustificato ritardo, e comunque entro 48 ore da quando ne è venuto a conoscenza, di ogni violazione dei dati personali che lo riguardi, con le informazioni necessarie per le eventuali notifiche;
  • mette a disposizione del Titolare le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto di questo accordo e consente attività di revisione, con preavviso ragionevole, in orario lavorativo e senza pregiudicare la riservatezza di altri clienti e la sicurezza del servizio.

4. Sub-responsabili

Il Titolare autorizza in via generale il ricorso ai seguenti sub-responsabili:

  • Microsoft Ireland Operations Ltd (Azure: infrastruttura del servizio e modelli di intelligenza artificiale Azure OpenAI, nell'Unione Europea);
  • il fornitore del servizio di posta elettronica con cui sono inviati i messaggi del servizio.

Se il Titolare attiva la ricerca web, le ricerche sono eseguite da Microsoft Bing, che Microsoft non copre con il suo accordo sul trattamento dei dati: il Titolare decide se attivarla. Stripe tratta i dati di pagamento come titolare autonomo. Il Responsabile impone ai sub-responsabili obblighi equivalenti a quelli di questo accordo e informa il Titolare, con almeno 30 giorni di anticipo, dell'aggiunta o della sostituzione di un sub-responsabile; il Titolare può opporsi per motivi ragionevoli e, se il disaccordo permane, recedere dal contratto.

5. Sicurezza

Il Responsabile adotta misure adeguate al rischio, tra cui: cifratura delle comunicazioni in transito; nessuna conservazione delle richieste al modello; accesso ai sistemi secondo il principio del minimo privilegio, con autenticazione forte per i sistemi critici; separazione degli ambienti; aggiornamento tempestivo dei sistemi; backup e procedure di ripristino; registrazione e gestione degli incidenti. Il Responsabile sta adottando un sistema di gestione della sicurezza delle informazioni conforme alla norma ISO/IEC 27001.

6. Trasferimenti

I dati sono trattati nell'Unione Europea. Un trasferimento fuori dallo Spazio Economico Europeo avviene solo con le garanzie del Capo V del GDPR.

7. Fine del trattamento

Alla cessazione del servizio o all'eliminazione dell'account, il Responsabile cancella i dati personali trattati per conto del Titolare, salvo quelli che la legge gli impone di conservare (ad esempio i dati di fatturazione). Prima dell'eliminazione il Titolare può esportarli dalla pagina Account.

8. Responsabilità e prevalenza

Per la responsabilità valgono le condizioni generali di servizio, nei limiti consentiti dall'art. 82 GDPR. In caso di contrasto tra questo accordo e le condizioni generali, sul trattamento dei dati personali prevale questo accordo.